Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Strony i role

Administratorem danych kierowców, pojazdów i danych z plików DDD jest klient firmowy, który przesyła pliki swoich kierowców albo pojazdów do TachoDDD.

Podmiotem przetwarzającym w zakresie wykonania usługi jest Madiakom Andrzej Mulawa, ul. Łężyca-Inżynierska 14, 66-016 Zielona Góra, NIP 928-136-02-25, operator serwisu TachoDDD.

TachoDDD pozostaje osobnym administratorem danych potrzebnych do obsługi konta, płatności, bezpieczeństwa, kontaktu i rozliczeń.

2. Cel, zakres i czas przetwarzania

Celem przetwarzania jest analiza plików DDD, generowanie raportów, eksportów, historia analiz, archiwizacja DDD, obsługa konta, bezpieczeństwo usługi i rozliczenia.

Przetwarzanie obejmuje dane zawarte w plikach DDD, metadane uploadu, techniczne identyfikatory plików, skróty SHA-256, historię działań w serwisie oraz dane potrzebne do obsługi konta firmowego.

Dane są przetwarzane przez czas potrzebny do wykonania usługi, utrzymania aktywnego Archiwum DDD, rozliczenia limitów, obsługi bezpieczeństwa oraz przez okresy wskazane w regulaminie i polityce prywatności.

3. Instrukcje klienta

Instrukcją klienta jest korzystanie z funkcji serwisu, w szczególności przesłanie pliku, wybór raportu, eksport, zapis w archiwum, pobranie kopii albo zgłoszenie usunięcia danych.

Klient odpowiada za legalność przesłania plików DDD, posiadanie właściwej podstawy prawnej oraz poinformowanie kierowców albo innych osób, których dane znajdują się w plikach.

4. Kategorie danych i osób

Pliki DDD mogą zawierać dane kierowcy, numer karty kierowcy, dane pojazdu, dane tachografu, aktywności, kraje, okresy jazdy, pracy, dyspozycyjności i odpoczynku, naruszenia, dane prędkości, jeśli występują w pliku, oraz identyfikatory techniczne pliku.

Kategorie osób obejmują przede wszystkim kierowców, pracowników, współpracowników albo inne osoby, których dane mogą znajdować się w plikach przekazanych przez klienta.

5. Środki bezpieczeństwa

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, w tym kontrolę dostępu, transmisję HTTPS w produkcji, ograniczenie dostępu administracyjnego, logi techniczne, kopie zapasowe i monitoring działania usługi.

Szczegółowy dobór środków może zmieniać się wraz z rozwojem systemu, przy zachowaniu celu ochrony poufności, integralności i dostępności danych.

6. Podprocesorzy

Operator może korzystać z podprocesorów w zakresie hostingu i infrastruktury, poczty e-mail, płatności, logowania OAuth, backupów, utrzymania systemu, monitoringu technicznego i obsługi rozliczeń.

Jeżeli konkretna lista podprocesorów zostanie opublikowana osobno, będzie doprecyzowaniem kategorii wskazanych w tym dokumencie.

Dane DDD i storage Archiwum DDD powinny być przetwarzane w EOG. Jeżeli przyszłe użycie podprocesora wymagałoby dostępu spoza EOG, informacja o tym powinna zostać wskazana przed takim użyciem dla danych archiwum.

7. Usunięcie, zwrot danych i backup

Klient może żądać usunięcia danych zgodnie z regulaminem i polityką prywatności. Żądanie usunięcia danych można zgłosić przez formularz kontaktowy lub e-mail.

Usunięcie pliku DDD z aktywnego archiwum może uniemożliwić ponowne pobranie raportów dla tego pliku. Część danych technicznych może być przechowywana dłużej zgodnie z regulaminem i polityką prywatności.

Kopie techniczne backupu mogą przechowywać dane do 30 dni i służą wyłącznie do odtworzenia usługi po awarii, incydencie albo problemie integralności.

8. Naruszenia, audyt i kontakt

Operator wspiera klienta w zakresie informacji potrzebnych do oceny incydentu dotyczącego danych, w granicach informacji dostępnych operatorowi i charakteru usługi.

Kontrola sposobu przetwarzania może odbywać się przede wszystkim przez informacje pisemne, eksporty techniczne, logi dostępne w serwisie albo uzgodniony kontakt z operatorem.

Kontakt w sprawach powierzenia i danych: Kontakt

9. Akceptacja

Jeśli korzystasz z TachoDDD jako firma i przesyłasz pliki DDD zawierające dane kierowców, korzystanie z usługi oznacza akceptację niniejszej umowy powierzenia w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.

Dla większych klientów B2B strony mogą uzgodnić osobny dokument, aneks albo potwierdzenie e-mailowe, jeżeli wymaga tego proces zakupowy klienta.